Lanceur d'alerte

PROCEDURE DE RECUEIL ET DE TRAITEMENT DES SIGNALEMENTS EFFECTUES PAR VOIE INTERNE

Introduction

La loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016, telle que modifiée par la loi n°2022-401 du 21 mars 2022, institue une protection des lanceurs d’alerte (les principales dispositions de la loi relatives à cette protection figurent en Annexe I de la présente note). Cette protection s’applique également aux facilitateurs ayant aidé le Lanceur d’alerte à effectuer son signalement et à certaines personnes physiques ou morales en lien avec le Lanceur d’alerte (article 6-1 de la loi n°2016-1691 ).

Le bénéfice de cette protection est cependant conditionné à l’utilisation des canaux de signalement définis par la loi.

Ainsi, les lanceurs d’alerte ayant obtenu des informations dans le cadre de leurs activités professionnelles portant sur des faits s’étant produits ou très susceptibles de se produire au sein de l’institut peuvent effectuer :

• un signalement par voie interne, objet de la présente procédure, précisée au paragraphe 2 ;

• le signalement par voie externe, soit après avoir adressé un signalement interne, soit directement (voir la liste des autorités externes à l’institut à l’Annexe II du présent document) ;

Il leur est également possible d’effectuer une divulgation publique (sauf si elle porte atteinte aux intérêts de la défense et de la sécurité nationales) après avoir effectué un signalement externe (précédé ou non d’un signalement interne), sans qu’aucune mesure appropriée n’ait été prise en réponse. Cette divulgation publique peut aussi être effectuée sans signalement externe préalable, dans les strictes conditions suivantes prévues par la loi : en cas de danger grave et imminent, en cas de danger imminent ou manifeste pour l’intérêt général, notamment lorsqu'il existe une situation d'urgence ou un risque de préjudice irréversible ou lorsque la saisine de l’une des autorités prévues pour le signalement externe ferait encourir à son auteur un risque de représailles ou qu’elle ne permettrait pas de remédier efficacement à l’objet de la divulgation.

Conformément à ce que prévoit la loi, la présente note définit la procédure de recueil et de traitement des signalements effectués par voie interne (au sein de l’institut).

A noter : si seul l’emploi des canaux de signalement listés par la loi permet à un salarié de bénéficier de la protection prévue par celle-ci, celui-ci a également la possibilité de communiquer au sein de l’institut, sans utiliser ces canaux de signalement, tout fait portant sur une situation d’ordre professionnel considérée par lui comme anormale et nécessitant d’être corrigée.

Par ailleurs, les articles L4133-1 et L4133-2 du code du travail instituent une procédure d’alerte et une protection spécifique pour un salarié de l’entreprise ou un représentant du personnel au CSE en cas de risque grave sur la santé publique ou l’environnement. Ce salarié ou représentant du personnel a le choix d’exercer la procédure prévue par ces articles ou la procédure de droit commun des lanceurs d’alerte prévue par la loi n°2016-1691.

1. Définition du lanceur d'alerte et objet du signalement
2. La procédure de signalement par voie interne
3. La "Cellule référents alerte" de l'ESRF
4. Publicité sur la procédure de signalement par voie interne
5. Dispositions finales
6. Annexe 1
7. Annexe 2

1. Définition du lanceur d'alerte et objet du signalement

Le Lanceur d’alerte est une personne physique qui signale des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement.

A titre d’exemples non exhaustifs, peuvent ainsi faire l’objet d’une alerte les informations relatives à des faits de corruption, de détournement de fonds publics, de harcèlement moral ou sexuel (délits) ou des agissements susceptibles de faire courir un danger ou une atteinte à la sécurité de la population dans le domaine de la santé ou de l’environnement (menace ou préjudice pour l’intérêt général).

Ce signalement doit s’effectuer sans contrepartie financière directe et de bonne foi. La mauvaise foi du Lanceur d’alerte résulte de la connaissance de la fausseté des faits qu’il dénonce.

Lorsque les informations n’ont pas été obtenues dans le cadre des activités professionnelles, il est nécessaire que le Lanceur d’alerte en ait eu personnellement connaissance.

A noter : sont exclus de la protection prévue par la Loi n°2016-1691, telle que modifiée par la Loi n°2022-401, les signalements portant sur des informations dont la révélation ou divulgation est interdite par des dispositions relatives au secret défense, au secret médical, au secret des délibérations judiciaires, au secret de l’enquête ou de l’instruction judiciaire ou au secret professionnel de l’avocat.

La procédure de signalement par voie interne

Personnes pouvant utiliser la procédure de signalement par voie interne

La procédure de signalement par voie interne peut être exercée par les personnes physiques définies par la loi (voir ci-dessous),

lorsqu’elles répondent à la définition du Lanceur d’alerte (voir paragraphe 1), lorsqu’elles ont obtenu les informations objet du signalement dans le cadre de leurs activités professionnelles et lorsque ces informations portent sur des faits qui se sont produits ou sont très susceptibles de se produire au sein de l’institut.

Ainsi, selon les termes de la loi, la faculté d’exercer un signalement par voie interne appartient :

1° Aux membres du personnel, aux personnes dont la relation de travail s'est terminée, lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de cette relation, et aux personnes qui se sont portées candidates à un emploi au sein de l'entité concernée, lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de cette candidature ;

2° Aux actionnaires, aux associés et aux titulaires de droits de vote au sein de l'assemblée générale de l'entité ;

3° Aux membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance ;

4° Aux collaborateurs extérieurs et occasionnels ;

5° Aux cocontractants de l'entité concernée, à leurs sous-traitants ou, lorsqu'il s'agit de personnes morales, aux membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance de ces cocontractants et sous-traitants ainsi qu'aux membres de leur personnel. »            

2. Transmission du signalement

Le Lanceur d’alerte effectue son signalement par écrit à la « Cellule référents alerte » de l’institut (voir paragraphe 3).

Afin de garantir la confidentialité du signalement, celui-ci s’effectue par courrier postal, au moyen d’une double enveloppe (enveloppe externe/enveloppe interne), de la manière suivante :

• L’enveloppe externe est adressée par Lettre recommandée avec accusé de réception[1], à l’adresse postale suivante :

ESRF
Indiquez ici la fonction de l’un des quatre membres de la « Cellule référents alerte » :
Assistant social ou Auditeur interne ou Directeur de l’administration ou Responsable sécurité
CS 40220
38043 Grenoble Cedex 9

L’enveloppe externe comporte la mention « Confidentiel ».

s’agissant des courriers envoyés par la « Cellule référents alerte » au Lanceur d’alerte, lorsque le nom de l’expéditeur est requis, sera mentionnée la fonction de l’un des quatre membres de la Cellule (le terme « Cellule référents alerte » ne devra donc pas figurer sur l’enveloppe ou le talon d’accusé de réception en tant qu’expéditeur, mais devra figurer sur le courrier lui-même glissé dans l’enveloppe, en tant que signataire).

Le signalement peut être anonyme. Auquel cas, par dérogation au paragraphe B, les mentions a., b. et e. ne figurent pas sur le signalement. Par ailleurs, dans cette hypothèse, les dispositions ci-dessous relatives au retour d’informations auprès du Lanceur d’alerte ne s’appliquent pas.

4. Réception du signalement

La « Cellule référents alerte » accuse réception au Lanceur d’alerte de son signalement dans un délai de 7 jours ouvrés, par courrier LRAR (selon les modalités prévues au paragraphe C).

5. Analyse de la recevabilité du signalement

La « Cellule référents alerte » procède dans un premier temps à une analyse visant à apprécier la recevabilité du signalement.

Elle apprécie notamment si les conditions posées par la Loi n°2016-1691 sont réunies et si les informations et documents transmis par le Lanceur d’alerte sont suffisants pour procéder à une instruction du signalement. Elle peut être amenée à lui demander des informations ou documents complémentaires.

La « Cellule référents alerte » informe le Lanceur d’alerte, par courrier LRAR (selon les modalités prévues au paragraphe C), de la recevabilité ou non du signalement dans le délai d’1 mois à compter de l’accusé de réception de celui-ci.

Si le signalement est considéré comme irrecevable, car ne respectant pas les conditions posées par la Loi n°2016-1691, elle lui en explique les raisons. Le signalement ne fait alors pas l’objet de l’instruction prévue au paragraphe F. ci-dessous.

Lors de cette phase d’analyse de la recevabilité du signalement, la « Cellule référents alerte » peut prendre des mesures conservatoires si celles-ci sont considérées comme indispensables.

6. Instruction du signalement et suites données

Lorsque le signalement est considéré comme recevable, la « Cellule référents alerte » procède à son instruction.

Elle peut mener une enquête afin de s’assurer de la matérialité des faits objets du signalement et rencontrer toute personne jugée nécessaire.

Afin d’évaluer l’exactitude des faits objets du signalement, elle peut demander au Lanceur d’alerte tout complément d’information.

A l’issue de son instruction, la « Cellule référents alerte »  rédige un rapport à l’intention du Directeur général (ou du Président du Conseil si le Directeur général est directement visé par le signalement). Le cas échéant, celui-ci comporte des préconisations visant à remédier à l’objet du signalement. Ce rapport est rédigé dans le respect des règles de confidentialité prévues à l’article 9 de la Loi 2016-1691 et rappelées au paragraphe H ci-dessous.

Les décisions prises, le cas échéant, pour remédier à l’objet du signalement sont adoptées par le Directeur général (ou le Président du Conseil si le Directeur général est directement visé par le signalement).

La « Cellule référents alerte » communique par courrier LRAR à l’auteur du signalement (selon les modalités prévues au paragraphe C), dans un délai n’excédant pas 3 mois à compter du l’accusé de réception du signalement, des informations sur :

• les mesures envisagées ou prises (et leurs motifs) pour évaluer l’exactitude des faits signalés ;
• et, le cas échéant, les mesures envisagées ou prises (et leurs motifs) pour remédier à l’objet du signalement.

Le traitement de l’alerte peut cependant continuer au-delà de ces 3 mois. Auquel cas, des informations complémentaires seront communiquées selon les mêmes modalités au Lanceur d’alerte.

7. Clôture de la procédure

Par courrier LRAR (selon les modalités prévues au paragraphe C), la « Cellule référents alerte » informe le Lanceur d’alerte de la clôture de la procédure.

Cette clôture peut être prononcée lorsque les allégations sont considérées inexactes, infondées, ou lorsque le signalement est devenu sans objet (notamment du fait des mesures prises).                                                                                                                                                                      

8. Confidentialité

Les informations recueillies ne peuvent être communiquées à des personnes autres que celles composant la « Cellule référents alerte » que si cette communication est nécessaire pour traiter le signalement, et en tout état de cause dans le respect des règles ci-après.

En tout état de cause, une stricte confidentialité est assurée concernant l'identité des auteurs du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers mentionné dans le signalement et des informations recueillies par l'ensemble des destinataires du signalement.

Les éléments de nature à identifier le Lanceur d’alerte ne peuvent être divulgués qu'avec le consentement de celui-ci. Ils peuvent toutefois être communiqués à l'autorité judiciaire, dans le cas où la « Cellule référents alerte » serait tenue de dénoncer les faits à celle-ci. Le Lanceur d’alerte en est alors informé, à moins que cette information ne risque de compromettre la procédure judiciaire. Des explications écrites sont jointes à cette information.

Les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'une fois établi le caractère fondé de l'alerte.

9. Sécurité des informations collectées

L’institut prend toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données collectées, tant à l’occasion de leur recueil, de leur communication ou de leur conservation.

Les éléments recueillis à l’occasion du signalement, de l’analyse de sa recevabilité ou de son traitement sont conservés :

•  lorsqu’il s’agit de documents numériques dans un espace informatique sécurisé ;
• lorsqu’il s’agit de documents ou éléments non numériques dans un espace sécurisé.

L’accès à ces espaces sécurisés est exclusivement réservé aux membres de la « Cellule référents alerte ».

10. RGPD et conservation des données

Les traitements de données personnelles relatives à des signalements doivent être conformes à la Règlementation générale de protection des données (RGPD).

Les signalements ne peuvent être conservés que le temps strictement nécessaire et proportionné à leur traitement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu'ils visent et des tiers qu'ils mentionnent, en tenant compte des délais d'éventuelles enquêtes complémentaires. Des données relatives aux signalements peuvent toutefois être conservées au-delà de cette durée, à la condition que les personnes physiques concernées n'y soient ni identifiées, ni identifiables.

3. La « Cellule référents alerte » de l’Institut

La « Cellule référents alerte » de l’institut est composée :

• de l’Assistant social de l’ESRF ;
• de l’Auditeur interne de l’ESRF ;
• du Directeur de l’Administration de l’ESRF ;
• du Responsable sécurité de l’ESRF.

Elle accomplit les missions qui lui sont confiées dans le cadre de cette procédure interne de façon collégiale. L’ensemble des informations communiquées à la Cellule « Référents alerte » ou recueillies par ses soins est partagé avec l’ensemble de ses membres.

La Cellule peut néanmoins être représentée par une partie de ses membres, notamment lors de ses échanges avec le Lanceur d’alerte, les personnes visées par le signalement ou, plus généralement, lors de l’instruction des faits objets du signalement.

La Cellule peut également être représentée par une partie de ses membres lorsque l’un d’entre eux est absent, notamment en cas de congés payés, arrêts de travail … Celui-ci est cependant informé de la procédure en cours lors de son retour.

Dans l’hypothèse où un membre de la « Cellule référents alerte » est directement et personnellement mis en cause par le signalement, ou si son indépendance dans le traitement de celui-ci ne peut être garantie du fait de ses fonctions, il ne participe pas à l’analyse de sa recevabilité et à son instruction. Jusqu’à la clôture de la procédure, il n’a pas accès aux informations collectées.

Les membres de la « Cellule référents alerte » sont tenus à une stricte obligation de confidentialité, telle que prévue à l’article 9 de la loi n°2016-1691 et à l’article 3, paragraphe H, de la présente note.  

4. Publicité sur la procédure de signalement par voie interne

La présente note comprenant la procédure de signalement par voie interne, ainsi que l’existence et la composition de la « Cellule référents alerte » fait l’objet d’une publication sur l’intranet de l’institut et d’un affichage au sein de l’institut.  Elle fait également l’objet d’une publication sur le site internet de l’institut.

 

5. Dispositions finales

La présente procédure est mise en place par Décision unilatérale de la Direction après consultation du Comité social et économique. A durée indéterminée, elle entre en vigueur le 1er mars 2024.

Elle pourra être modifiée par la Direction après consultation du Comité social et économique.

Elle pourra être dénoncée, après consultation du Comité social et économique, sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois et d’une information des salariés.

 

Annexe I - Dispositifs de protection (non exhaustifs) (PDF)

Annexe II -  Autorités compétentes pour un signalement externe (PDF)